คำแนะนำเหล่านี้อธิบายวิธีขยายฟังก์ชันการทำงานของ Google Workspace Studio โดยการสร้างขั้นตอนที่กำหนดเองซึ่งโฟลว์สามารถเรียกใช้ได้
หากต้องการเริ่มต้นใช้งาน ให้ทำตามคู่มือเริ่มต้นใช้งานฉบับย่อ สร้างขั้นตอนเครื่องคิดเลขด้วย Apps Script
โฟลว์ช่วยให้ผู้ใช้ Google Workspace ทำงานต่างๆ ในบริการต่างๆ โดยอัตโนมัติได้ด้วยการรวมชุดขั้นตอนโดยไม่ต้องเขียน โค้ด การขยายโฟลว์จะช่วยให้ผู้ใช้เพิ่มฟังก์ชันของแอปเป็นขั้นตอนได้
ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้สามารถจัดลำดับความสำคัญและกำหนดคำถามที่ลูกค้าส่งเข้ามาด้วยโฟลว์ที่ทำสิ่งต่อไปนี้
- ได้รับอีเมลจากลูกค้า
- ป้อนพรอมต์ให้ Gemini จัดประเภทอีเมล
- สร้างงานเพื่อติดตามผลกับทีมขายหรือทีมสนับสนุน
แนวคิดของ Workspace Studio
คำศัพท์และแนวคิดต่อไปนี้จะกำหนดองค์ประกอบหลักของ Workspace Studio
- โฟลว์
ผู้ใช้สร้าง
โฟลว์ใน Workspace Studio เพื่อ ปรับงานใน Google Workspace และอื่นๆ ให้เป็นระบบอัตโนมัติ โฟลว์มีการผสานรวมระบบอย่างลึกซึ้ง การรับรู้ตามบริบท และสามารถใช้ AI ได้ (ไม่บังคับ)
- Step
ขั้นตอนเดียวในกระบวนการอัตโนมัติของโฟลว์ โดยพื้นฐานแล้ว งานนี้เป็นงานเดียวในลำดับงาน ที่ทำตามเหตุการณ์เริ่มต้น แต่ละขั้นตอนจะทำงานพร้อมกัน ซึ่งหมายความว่า จะดำเนินการให้เสร็จก่อนที่ขั้นตอนถัดไปในลำดับจะเริ่ม ผู้ใช้ กำหนดลำดับของขั้นตอน ซึ่งช่วยให้ปรับแต่งโฟลว์เชิงตรรกะของ งานได้ ขั้นตอนอาจมีอินพุตและเอาต์พุต แต่ไม่จำเป็นต้องมี ตัวอย่างขั้นตอน ได้แก่ "ส่งอีเมล" "โพสต์ในพื้นที่ทำงานของ Chat" และ "ถาม Gemini" ขั้นตอนอาจรวมถึงงานภายนอก Google Workspace เช่น การสร้างโอกาสในการขาย CRM
- Starter
- จุดแรกของกระบวนการอัตโนมัติของโฟลว์ ใน UI ระบบจะแสดงต่อผู้ใช้เป็น Starter แต่ในสคีมาของไฟล์ Manifest และ Google Workspace Studio API จะกำหนดเป็น
workflowTriggerขณะที่ขั้นตอน จะดำเนินการแบบซิงโครนัสในช่วงกลางของลำดับ Starter จะอยู่ ที่จุดเริ่มต้นของโฟลว์และรอรับเหตุการณ์ (จากแอป Google Workspace หรือ Webhook ของบุคคลที่สาม) เมื่อทริกเกอร์แล้ว ระบบจะ บันทึกรายละเอียดเหตุการณ์ แสดงตัวแปรข้อมูลเริ่มต้น และเปิดใช้ การดำเนินการของโฟลว์ - ตัวแปรอินพุต
- ขั้นตอนจะได้รับตัวแปรอินพุต ผู้ใช้จะตั้งค่าตัวแปรอินพุตใน การ์ดการกำหนดค่าของขั้นตอนขณะที่ผู้ใช้ตั้งค่า ขั้นตอน เช่น รวบรวมอีเมล วันที่และเวลา หรือพรอมต์ Gemini
- ตัวแปรเอาต์พุต
- ขั้นตอนจะส่งคืนตัวแปรเอาต์พุต และสามารถส่งไปยัง ขั้นตอนอื่นได้ เช่น คุณใช้ตัวแปรเอาต์พุตเพื่อส่งอีเมล ไปยังขั้นตอนอื่นที่ใช้ตัวแปรดังกล่าวเพื่อระบุผู้รับอีเมล
- ตัวแปรแบบไดนามิก
- ตัวแปรที่กำหนดข้อมูลได้เมื่อผู้ใช้ กำหนดค่าโฟลว์เท่านั้น เช่น Google ฟอร์มมีคำถามและคำตอบที่แตกต่างกัน ระบบจะระบุจำนวนคำถาม และคำตอบ (รวมถึงเนื้อหา) ไม่ได้จนกว่าแบบฟอร์ม ที่เฉพาะเจาะจงจะเริ่มโฟลว์ ตัวแปรแบบไดนามิก จะอธิบายกรณีนี้
- ทรัพยากรที่กำหนดเอง
- โครงสร้างข้อมูลที่กำหนดเองซึ่งคุณกำหนดเพื่อจัดกลุ่ม ตัวแปรหลายรายการไว้ด้วยกันได้ เช่น หากต้องการสร้างโอกาสในการขายของ CRM ให้ส่งทรัพยากรที่กำหนดเองซึ่งมีอีเมล ที่อยู่ และชื่อ
- การ์ด
องค์ประกอบที่ใช้สร้างสรรค์สำหรับอินเทอร์เฟซผู้ใช้ในส่วนเสริม การ์ด รองรับเลย์เอาต์ที่กำหนด องค์ประกอบ UI แบบอินเทอร์แอกทีฟ เช่น ปุ่ม และสื่อสมบูรณ์ เช่น รูปภาพ การ์ดมีฟีเจอร์พิเศษสำหรับการสร้างโฟลว์ ดังนี้
IncludeVariables: พร็อพเพอร์ตี้ที่เปิดใช้การรวมตัวแปรแบบไดนามิกType: กำหนดประเภทข้อมูลที่ตัวแปรอินพุตคาดหวัง
- บันทึกกิจกรรม
- อธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อโฟลว์ทำงาน โดยค่าเริ่มต้น บันทึกกิจกรรม จะมีชื่อของตัวเริ่มต้นหรือขั้นตอนที่กำหนดแบบคงที่ในไฟล์ Manifest คุณยังระบุบันทึกกิจกรรมที่กำหนดเองเพิ่มเติมได้ด้วย
ดูสิ่งที่คุณสร้างได้
โฟลว์สร้างขึ้นบนแพลตฟอร์มส่วนเสริมใน Google Workspace หากมีส่วนเสริมอยู่แล้ว คุณสามารถขยายฟังก์ชันการทำงานของส่วนเสริมให้รวมโฟลว์ได้โดยอัปเดตไฟล์ Manifest ให้มีส่วนเฉพาะโฟลว์
หากคุณเริ่มต้นจากศูนย์ ให้ทำตามคู่มือเริ่มต้นอย่างรวดเร็ว สร้าง ขั้นตอนเครื่องคิดเลขด้วย Apps Script
จากนั้นอ่านคำแนะนำต่อไปนี้เพื่อปรับแต่งขั้นตอนโฟลว์ต่อ
- สร้างขั้นตอน
- สร้างตัวเริ่มต้น
- ตัวแปรอินพุต
- ตรวจสอบตัวแปรอินพุต
- ตัวแปรเอาต์พุต
- กำหนดทรัพยากรที่กำหนดเอง
- ตัวแปรแบบไดนามิก
- สร้างการ์ดการกำหนดค่า
- บันทึกกิจกรรมและข้อผิดพลาด
- ออบเจ็กต์เหตุการณ์ Workspace Studio