הארכת השימוש ב-Google Workspace Studio

במדריכים האלה מוסבר איך להרחיב את הפונקציונליות של Google Workspace Studio על ידי יצירת שלבים מותאמים אישית שתהליכי העבודה יכולים להריץ.

כדי להתחיל, פועלים לפי המדריך למתחילים יצירת שלב של מחשבון באמצעות Apps Script.

אפשר לנסות את המדריך להתחלה מהירה

בעזרת Flows, משתמשי Google Workspace יכולים ליצור אוטומציה למשימות בשירותים שונים על ידי שילוב של סדרת שלבים, בלי לכתוב קוד. כשמרחיבים את התהליכים, המשתמשים יכולים להוסיף את הפונקציות של האפליקציה שלכם כשלבים.

לדוגמה, משתמשים יכולים לתעדף שאלות נכנסות של לקוחות ולהקצות אותן באמצעות זרימת עבודה שמבצעת את הפעולות הבאות:

  1. מקבלים אימייל מלקוח.
  2. נותנים הנחיה ל-Gemini למיין את האימייל.
  3. יצירת משימה למעקב אחרי צוות המכירות או צוות התמיכה.
ממשק של זרימות עבודה שמציג את השלבים לקבלת אימיילים מלקוחות, להזנת פרומפט ל-Gemini וליצירת משימות למעקב.
איור 1: משתמש מגדיר רצף פעולות שממיין שאלות של לקוחות באמצעות Gemini.

מושגים ב-Workspace Studio

המונחים והמושגים הבאים מגדירים את הרכיבים העיקריים של Workspace Studio:

תהליכים

משתמשים build

רצפי פעולות ב-Workspace Studio כדי להפוך משימות לאוטומטיות ב-Google Workspace ומחוצה לו. לרצפי הפעולות יש אינטגרציה עמוקה עם המערכת, מודעות להקשר והם יכולים להשתמש ב-AI.

שלב

שלב יחיד בתהליך אוטומטי של זרימת עבודה. בעצם, מדובר במשימה אחת ברצף של משימות שמתבססות על אירוע התחלתי. כל שלב פועל באופן סינכרוני, כלומר הוא משלים את הפעולה שלו לפני שמתחיל השלב הבא ברצף. המשתמשים מגדירים את סדר השלבים, וכך יכולים להתאים אישית את הרצף הלוגי של המשימות. לשלבים יכולים להיות קלטים ופלטים, אבל הם לא חובה. דוגמאות לשלבים: "שליחת אימייל", "פרסום במרחב ב-Chat" ו "שאילת שאלה ל-Gemini". השלבים יכולים לכלול משימות מחוץ ל-Google Workspace, כמו יצירת ליד ב-CRM.

‫Starter
נקודת הכניסה לתהליך אוטומטי של זרימה. בממשק המשתמש, הוא מוצג למשתמשים כטריגר לפעולה, אבל בסכימת המניפסט וב-Google Workspace Studio API, הוא מוגדר כ-workflowTrigger. כששלב מבצע פעולה סינכרונית באמצע רצף, טריגר לפעולה נמצא בתחילת התהליך ומאזין לאירוע (מתוך אפליקציות Google Workspace או וווב-הוקים של צד שלישי). אחרי ההפעלה, הוא מתעד את פרטי האירוע, מפיק את משתני הנתונים הראשוניים ומפעיל את הביצוע של התהליך.
משתנה קלט
משתני הקלט
מתקבלים בשלבים. המשתמש מגדיר את משתני הקלט בכרטיס ההגדרות של השלב בזמן שהוא מגדיר את השלב. לדוגמה, אפשר לאסוף כתובת אימייל, תאריך ושעה או פרומפט ל-Gemini.
משתנה בפלט
משתני פלט מוחזרים על ידי שלבים, ואפשר לשלוח אותם לשלב אחר. לדוגמה, משתמשים במשתנה פלט כדי להעביר כתובת אימייל לשלב אחר שמשתמש בה כדי לציין את הנמען של אימייל.
משתנה דינמי
משתנה שהנתונים שלו יכולים להיקבע רק כשהמשתמש מגדיר את התהליך. לדוגמה, ב-Google Forms יש שאלות ותשובות שונות. אי אפשר לקבוע את מספר השאלות והתשובות (והתוכן שלהן) עד שטופס ספציפי יתחיל זרימה. משתנים דינמיים מתאימים למקרה הזה.
משאב בהתאמה אישית
מבנה נתונים מותאם אישית שאפשר להגדיר כדי לקבץ כמה משתנים יחד. לדוגמה, כדי ליצור ליד במערכת CRM, מעבירים משאב מותאם אישית שמכיל כתובת אימייל, כתובת ופרטים אישיים.
כרטיס

אבן בניין לממשקי משתמש בתוספים. כרטיסים תומכים בפריסה מוגדרת, ברכיבים אינטראקטיביים בממשק המשתמש כמו כפתורים, ובמדיה עשירה כמו תמונות. לכרטיסים יש תכונות מיוחדות ליצירת תהליכי עבודה:

  • ‫IncludeVariables: מאפיין שמאפשר הכללה של משתנים דינמיים.
  • ‫Type: הגדרה של סוג הנתונים שמשתני הקלט צפויים לקבל.
יומן פעילות
מתאר מה קורה כשמריצים זרימת עבודה. כברירת מחדל, יומני הפעילות כוללים את השם של ההתחלה או של השלב שהוגדר באופן סטטי במניפסט. אפשר גם לספק יומני פעילות בהתאמה אישית.

מה אפשר ליצור

רצפים מבוססים על פלטפורמת התוספים ב-Google Workspace. אם כבר יש לכם תוסף קיים, אתם יכולים להרחיב את הפונקציונליות שלו כך שתכלול זרימות. לשם כך, צריך לעדכן את המניפסט שלו כך שיכלול קטע שספציפי לזרימות.

אם אתם מתחילים מאפס, כדאי לעיין במדריך למתחילים יצירת שלב של מחשבון באמצעות Apps Script.

אני רוצה לנסות מדריך להתחלה מהירה

לאחר מכן, קוראים את המדריכים האלה כדי להמשיך בהתאמה האישית של שלב בתהליך: