Google Workspace Studio erweitern

In diesen Anleitungen wird erläutert, wie Sie die Funktionen von Google Workspace Studio erweitern können, indem Sie benutzerdefinierte Schritte erstellen, die in Flows ausgeführt werden können.

Folgen Sie der Kurzanleitung Schritt mit Apps Script erstellen.

Kurzanleitung ansehen

Mit Flows können Google Workspace-Nutzer Aufgaben in verschiedenen Diensten automatisieren, indem sie eine Reihe von Schritten kombinieren, ohne Code schreiben zu müssen. Durch das Erweitern von Abläufen können Nutzer die Funktionen Ihrer App als Schritte hinzufügen.

Nutzer können beispielsweise eingehende Kundenanfragen mit einem Flow priorisieren und zuweisen, der Folgendes tut:

  1. Er erhält eine E‑Mail von einem Kunden.
  2. Fordert Gemini auf, die E‑Mail zu priorisieren.
  3. Erstellt eine Aufgabe, um das Vertriebs- oder Supportteam zu kontaktieren.
Die Benutzeroberfläche für Flows zeigt Schritte zum Empfangen von Kunden-E‑Mails, zum Erstellen von Prompts für Gemini und zum Erstellen von Follow-up-Aufgaben.
Abbildung 1:Ein Nutzer konfiguriert einen Flow, der Kundenanfragen mit Gemini priorisiert.

Workspace Studio-Konzepte

Die folgenden Begriffe und Konzepte definieren die wichtigsten Komponenten von Workspace Studio:

Abläufe

Nutzer erstellen

Flows in Workspace Studio, um Aufgaben in Google Workspace und darüber hinaus zu automatisieren. Flows sind tief in das System integriert, kontextbezogen und können optional KI verwenden.

Step

Ein einzelner Schritt im automatisierten Prozess eines Ablaufs. Im Grunde ist es eine einzelne Aufgabe in einer Abfolge von Aufgaben, die auf ein Startereignis folgen. Jeder Schritt wird synchron ausgeführt. Das bedeutet, dass der Vorgang abgeschlossen wird, bevor der nächste Schritt in der Sequenz beginnt. Nutzer können die Reihenfolge der Schritte festlegen und so den logischen Ablauf von Aufgaben anpassen. Schritte können Ein- und Ausgaben haben, müssen es aber nicht. Beispielschritte sind „E‑Mail senden“, „In einem Chat-Gruppenbereich posten“ und „Gemini fragen“. Schritte können Aufgaben außerhalb von Google Workspace umfassen, z. B. das Erstellen eines CRM-Leads.

Starter
Der Einstiegspunkt für den automatisierten Prozess eines Flows. In der Benutzeroberfläche wird sie Nutzern als Starter angezeigt, im Manifestschema und in der Google Workspace Studio API wird sie als workflowTrigger definiert. Während ein Schritt eine synchrone Aktion in der Mitte einer Sequenz ausführt, befindet sich ein Starter am Anfang des Ablaufs und wartet auf ein Ereignis (entweder von Google Workspace-Apps oder von Webhooks von Drittanbietern). Nach dem Auslösen werden die Ereignisdetails erfasst, die ursprünglichen Datenvariablen ausgegeben und die Ausführung des Flows gestartet.
Eingabevariable
Eingabevariablen werden von Schritten empfangen. Eingabevariablen werden vom Nutzer auf der Konfigurationskarte eines Schritts festgelegt, während er den Schritt einrichtet. Sie können beispielsweise eine E‑Mail-Adresse, ein Datum/eine Uhrzeit oder einen Gemini-Prompt erfassen.
Ausgabevariable
Ausgabevariablen werden von Schritten zurückgegeben und können an einen anderen Schritt gesendet werden. Sie verwenden beispielsweise eine Ausgabevariable, um eine E-Mail-Adresse an einen anderen Schritt zu übergeben, in dem sie verwendet wird, um den Empfänger einer E-Mail anzugeben.
Dynamische Variable
Eine Variable, deren Daten nur bestimmt werden können, wenn der Nutzer den Ablauf konfiguriert. Google-Formulare enthalten beispielsweise unterschiedliche Fragen und Antworten. Die Anzahl der Fragen und Antworten (und deren Inhalt) kann erst bestimmt werden, wenn ein bestimmtes Formular einen Ablauf startet. Dynamische Variablen berücksichtigen diesen Fall.
Benutzerdefinierte Ressource
Eine benutzerdefinierte Datenstruktur, die Sie definieren können, um mehrere Variablen zu gruppieren. Wenn Sie beispielsweise einen CRM-Lead erstellen möchten, übergeben Sie eine benutzerdefinierte Ressource mit einer E‑Mail-Adresse, einer Adresse und einem Namen.
Karte

Baustein für Benutzeroberflächen in Add-ons. Karten unterstützen ein definiertes Layout, interaktive UI-Elemente wie Schaltflächen und Rich Media wie Bilder. Karten haben spezielle Funktionen zum Erstellen von Abläufen:

  • IncludeVariables: Eine Property, die das dynamische Einfügen von Variablen ermöglicht.
  • Type: Definiert den Datentyp, der für Eingabevariablen erwartet wird.
Aktivitätsprotokoll
Beschreibt, was passiert, wenn ein Flow ausgeführt wird. Standardmäßig enthalten Aktivitätsprotokolle den Namen des Starters oder Schritts, der statisch im Manifest definiert ist. Sie können auch benutzerdefinierte Aktivitätsprotokolle bereitstellen.

Mögliche Kreationen

Flows basieren auf der Add-ons-Plattform in Google Workspace. Wenn Sie bereits ein Add-on haben, können Sie seine Funktionalität auf Flows ausweiten, indem Sie das Manifest aktualisieren und einen Flow-spezifischen Abschnitt hinzufügen.

Wenn Sie von Grund auf neu beginnen, folgen Sie der Kurzanleitung Rechnerschritt mit Apps Script erstellen.

Kurzanleitung ansehen

Lesen Sie dann diese Anleitungen, um den Ablaufschritt weiter anzupassen: